E-mail est l'un des outils de communication plus puissant et largement utilisée autour d'aujourd'hui. Chaque jour nous connecter à nos ordinateurs au travail et la plupart d'entre nous iront directement à Outlook pour vérifier quels nouveaux messages nous sont parvenues. Il fournit un moyen rapide et facile de communiquer non seulement avec d'autres personnes dans notre organisation mais les gens partout dans le monde.
Il y a des avantages énormes pour les entreprises en ayant la capacité de rapidement et facilement transférer des informations tout en étant en mesure d'organiser des réunions plus efficacement. Il est toutefois essentiel que nous comprenions les meilleurs moyens de gérer cette information.
Règles de génération d'e-mail
Avant de vous envoyez un email à quelqu'un il y a une question simple, que vous devez vous poser :
Avez-vous besoin d'une réponse auprès des bénéficiaires d'urgence ?
Si la réponse à cette question est oui, alors vous devriez essayer de contact avec eux par téléphone, téléavertisseur ou en personne. Par exemple, si vous voulez quelqu'un pour assister à une réunion à 30 minutes de là n'est aucune garantie qu'ils liront leurs messages entrants à ce moment-là et peuvent donc rater la séance. Toutefois, si la réponse est non, alors e-mail pourrait alors servir comme une option.
Une fois que vous avez décidé que le courrier est la meilleure option pour relayer les informations nécessaires, vous devez suivre ces directives :
Les Messages à priorité hautes : Un message envoyé « priorité élevée » nécessite une action à la fin de la journée suivante.
Temps des Messages spécifiques : Tout message qui est temps spécifique doit être arrivé à échéance après la date pertinente. Nous allons examiner comment définir des dates d'expiration/times ultérieure est cette section.
Catégories de messages courants : Tous les messages de routine vont être catégorisés et soit filtrée dans des dossiers personnels ou, le cas échéant, retirés par courriel à un panneau d'affichage.
Suivi requis : si un message requiert une lecture ou suivi le destinataire doit être dans le To : champ du message.
Information uniquement : Si vous mettez quelqu'un dans le Cc: champ d'un message, vous ne devriez pas être attendait au destinataire de lire ou d'action il. Vous avez envoyé il titre d'information seulement.
Contenu du message : Gardez votre message bref, seulement utiliser les accessoires si le volume de données est important et utiliser le titre et les 2 premières lignes de votre message pour exprimer le contenu et l'action attendue, que vous demandez
Traitement d'email
La plupart d'entre vous ouvrira des perspectives quand au début de la journée et le laisser, il ouvre jusqu'à l'arrêt vous votre ordinateur à la fin de la journée. Pour travailler plus efficacement avec votre programme de messagerie électronique nous suggérons que vous suite à ces recommandations dans la mesure du possible :
· Seulement vérifier votre boîte de réception de 3 fois par jour - matin, après le déjeuner et avant de rentrer à la maison.
· Votre boîte de réception ne doit être vide lors de la fermeture d'Outlook à la fin de chaque journée.
· Filtrer vos courriers électroniques. Nous examinerons comment procéder plus tard dans cette section.
· Utilisation des tâches et le calendrier au lieu de messages électroniques
Lorsqu'un message arrive dans votre boîte de réception, après que vous avez lu, vous devriez faire une des choses suivantes :
· Supprimez-le
· Le calendrier
· La déléguer à quelqu'un d'autre
· Le déposer c'est à dire des dossiers personnels ou dans le cas de pièces jointes, sur votre disque dur
· Réponse
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