Collaboration de � de portails intranet à travers les salles de l'équipe

Gestion des connaissances pour les débutants

Gestion de la connaissance (KM) peut être définie simplement comme le processus grâce auquel les organisations génèrent valeur de leurs actifs intellectuels et fondée sur la connaissance. Actifs de connaissances sont souvent regroupés en deux catégories :

(1) Connaissances explicites
En règle générale, tout et rien qui peuvent être documentés, archivées et codifié. Exemples comprennent des brevets, des marques de commerce, des plans d'affaires, les listes de recherche et de la clientèle de marketing.

(2) Savoir tacite
Le reste. Le savoir tacite est le savoir-faire contenus dans la tête des gens. Le défi inhérent avec le savoir tacite est de déterminer comment reconnaître, de générer, de partager et de le gérer.Le plus souvent, générer la valeur de ces biens implique partage parmi les employés, ministères et même avec d'autres entreprises dans un effort pour atteindre – ou aller au-delà - meilleure pratique.

Où les technologies de Collaboration peuvent aider et entravent

Pour les connaissances explicites, le focus peut être utilement décrit comme « people rattachement aux choses », tandis que, pour des connaissances tacites, l'accent est « de rattachement people to people ».

À ce titre, les technologies de recherche structurée et non structurée sont habituellement au cœur des stratégies pour encourager un plus grand partage des connaissances explicites ; l'utilisateur recherche un document soit en tapant un texte dans un moteur de recherche ou en cliquant à travers une taxonomie de document.

De même, un répertoire de « pages jaunes » bien structuré, où un peut rechercher des personnes ayant des compétences particulières ou expérience, constitue la pièce maîtresse des stratégies tacites ; où l'objectif est de relier les gens souvent pour les conversations téléphoniques de 10 minutes / demandes d'aide qui pourrait sauver travail une semaine de.

Stratégies explicites et tacites sont, cependant, beaucoup améliorés lorsqu'il est combiné avec la Collaboration ou technologies « groupe de travail ». En créant des « communuities d'intérêt » autour de thèmes interfonctionnelles, individus peuvent partager des documents, des plans et des autres matières, trouver et discuter avec des experts de l'objet et même attribuer des tâches et des éléments de calendrier les uns aux autres.

Par exemple, une communauté pour « insight client » pourrait avoir des membres issus de fonctionnement du centre d'appel, de marketing et les équipes IT (pour ne citer que quelques-uns), qui partagent un intérêt commun pour mieux comprendre les clients ont besoin. Ils pourraient contribuer chacun dans les matériaux de référentiel de l'équipe spatiale document qui (une fois additionnés) créer de puissants nouveaux aperçus et amélioration des revenus futurs possibles. Par le partage, ils (a) recueillent un sentiment d'appartenance à un réseau plus vaste de l'esprit de même peuple, (b) le gain des connaissances qui aide chacun à mieux atteindre leurs objectifs et (c) obtenir la reconnaissance d'être un expert dans leur domaine particulier.

Avantages (pour votre analyse de rentabilisation) comprennent: (a) mieux service à la clientèle grâce à des temps de réponse améliorée, de développement de (b) le plus rapidement de nouveaux produits et de temps sur le marché, la rétention de l'employé (c) améliorée grâce à récompenser le partage des connaissances, Opex (d) réduite grâce à la simplification des processus, (e) réduit ce réseau et stockage coût croissance grâce à une réduction de courriel fichiers joints.

Il existe cependant, les risques pour la collaboration, où il est mal mises en œuvre. Par exemple, si chaque communauté documents ne sont pas accessibles par le biais de la recherche dans l'ensemble de porte, puis vous le risque de créer des silos de l'information, où seuls quelques privilégiés peuvent accéder aux informations qui est d'une utilisation beaucoup plus large. Aussi, partie de vos prestations de portails sont susceptibles de provenir de personnes visitant toutes les zones du site et apprendre d'autres ministères et des équipes. Si les gens passent tout leur temps à leurs propres salles de l'équipe, les avantages de ce point de vue plus large sera perdues.

Fonctionnalité de salle équipe typique

La plupart offrandes de portail intranet contiennent certaines fonctionnalités de collaboration, (a) un module optionnel autonome, (b) comme un portlet standard partiellement intégré ou (c) comme une fonction entièrement intégrée, combinée avec les systèmes de courriel. Parmi les éléments typiques :

1) Calendrier partagé :
L'équipe peut maintenir un seul calendrier des événements notables de l'équipe ou les délais partagées. Lorsque pas pleinement intégré aux systèmes de courriel, cette fonctionnalité sert parfois seulement avec parcimonie.

2) Forums de discussion :
L'équipe peut définir jusqu'à et post fileté discussions, où les questions ou les possibilités peuvent être pleinement explorées. Il peut prendre le temps pour s'habituer vraiment à l'utilisation de cette fonctionnalité et de prendre de telles discussions à partir du système de courriel. Un rôle clé est que de l'animateur, qui peuvent nouvelles discussions étincelle (a), (b) invitent les gens à se joindre à eux, (c) traitent tout abus d'étiquette et (d) capture et structurer le résultat (p. ex. une décision clé) avant l'archivage du thread.

3) Documents partagées :
L'équipe peut workflow, contrôle de version, sécurité, protéger et magasin / récupérer les documents, y compris des politiques, des rapports, des analyses et des plans. Cette fonctionnalité est souvent la plus utilisée et une valeur particulière pour les équipes de projet, où des centaines de documents clés peuvent être créés dans le cours de livraison.

4) Allouer des tâches :
Le réglage de la can équipe des tâches et leur attribuer à themlseves ou d'autres membres de l'équipe. Rappels apparaissent dans le calendrier de l'équipe et (où il n'y a intégration Courriel) dans la boîte de réception de courriel de la propriétaire de la tâche. Encore une fois, il peut prendre du temps pour obtenir les personnes dotées de cette fonctionnalité, mais – une fois fonctionne bien – peut avoir une valeur immense pour les équipes de conduire à des résultats précis et les délais.

Quelques réflexions finales

Les technologies de collaboration peuvent être un très puissant ajout à votre stratégie de gestion des connaissances, pour compléter les fonctionnalités de recherche et pages jaunes structurée. Il est important d'obtenir la mise en œuvre de droite. En particulier, vraiment réfléchir aux moyens de déplacer les gens de courriel à teamrooms (par exemple un lien vers les fichiers dans un teamspace plutôt que fixez-les) et de s'assurer que les documents en teamrooms peuvent être accessibles via la fonctionnalité de recherche portail plus large.